4 avril 2017

Koni-GEC

Logiciel de Gestion du bureau d’ordre et du courrier avec workflow intégré

Cette solution regroupe plusieurs grandes fonctions possédant chacune plusieurs fonctionnalités permettant ensemble d’offrir à nos clients l’une des meilleures solutions existantes sur le marché de gestion électronique de courriers.

Gestion des actions

Le concept des actions se base principalement sur la répartition des tâches et le suivi des états d’avancement des réalisations. Aussi la qualification du rendement de chaque collaborateur dans l’entreprise. C’est aussi un bon outil d’aide à la décision permettant l’anticipation sur les retards …

Gestion des réunions

La gestion des réunions permet la traçabilité de toutes les réunions effectuées dans l’entreprise. Elle permet aussi le lancement des plans d’actions associées et la gestion des rapports.

Gestion des courriers

La gestion des courriers est basée sur un workflow d’acheminements depuis sa réception au niveau du bureau d’ordre, ou service courriers pour les entreprises privées, passant par la division et le service jusqu’à l’arrivée à sa destination finale. De multiples configurations sont offertes par le système déterminant la taille de l’entreprise, les niveaux de validations avant l’arrivée aux destinations finales. L’outil offre aussi la possibilité d’envoyer des courriers directement à ses destinations.

Gestion des événements

L’outil permet aussi une planification des prochains évènements dans l’entreprise. Le système envoie des notifications à l’utilisateur avant la date de l’évènement.

Avec KONI GEC K100 et WorkFlow K200 de KONILOG

Maîtriser vos courriers en Entré ,Sortie et en Interne, ainsi que le traitement des dossiers:

Le système KONI GEC de gestion des entrées/sorties des documents et dossiers, de leur archivage, et les  actions  qui y sont associées  pour tous les services d’une administration publique ou privée  est la solution incontournable pour la modernisation par la numérisation de votre administration. Le service courriers est l’entité principale de votre organisme, c’est par ce service que tout document entrant et sortant transite.

KONI GEC vous permet de prendre la demande en entrée émanant d’autres administration public, des sociétés privées, de citoyens ou de n’importe quelle organisation,  saisir les données liées à cette demande, la qualifier, la catégoriser, l’indexer, la traiter et l’archiver, …

Archiver, Indexer et Administrer

  • Gérer les profils de vos utilisateurs.
  • L’application est muni d’un outil de scan intégré, ainsi que le mode téléchargement.
  • Effectuer une recherche multicritère pour trouver un dossier, une personne, un document, …en cours de traitement ou clôturé.
  • Imprimer, communiquer, scanner, à partir de l’application.
  • Faciliter le stockage, le partage et la recherche d’informations de manière hautement sécurisée.
  • Organiser l’ensemble de la documentation de votre administration.

Qualifier, Numériser, Catégoriser et Acheminer

  • Qualification de la demande reçu par le service courriers.
  • Enregistrement et classification de la demande dans l’application, et scan des documents.
  • Edition de l’accusé de réception à remettre au demandeur.
  • Validation et choix du service ou de la personne qui doit traité la demande.
    .
  • Acheminement du dossier pour traitement, ou archivage.

Traiter, Sous traiter et Partager

  • Réception du dossier, acceptation , rejet ou demande de complément information.
  • Traitement du dossier en une seule tâche, ou répartition en plusieurs sous tâches, à affecter à une ou plusieurs personnes.
  • Ajout de documents au dossiers.
  • Renvoi du dossier, en créant un courrier sortant pour complément d’information ou autres.
  • Mise en veille du dossier en attendant la ou les réponses des organismes externes.

Suivre, Contrôler et Viser

  • Ayez une visibilité sur les dossiers en traitement ou clôturés par un système de statistique et de reporting.
  • Organiser des réunions et transformer le compte rendu en plan d’actions.
  • Utiliser le l’outil de chat pour communiquer.
  • Utiliser l’outil de gestion des évènements pour planifier les alertes associées aux faits marquants de votre organisation.
  • Identifier les maillons faibles du processus de votre activité.

KONI GEC/WorkFlow de Konilog en Réseau:

Gestion transversal du courrier entrant, sortant et interne.

  • L’application KONI BO de Konilog est une application Full Web, elle peut s’interfacer  et échanger des données avec d’autres applications,   sur le réseau WAN ou LAN.
  • Cette Inter connectivité vous permet de faire circuler les dossier de plusieurs bureaux d’ordre de différentes administrations.
  • Cet avantage vous offre une efficacité dans le traitement des dossiers.
  • Vous pouvez aussi donner accès à des personnes physique ou moral pour déposer leur dossier directement dans votre bureau d’ordre sans se déplacer.