4 avril 2017

HAKAMA-BO

Logiciel HAKAMA BO V1.1

Le système HAKAMA BO de gestion des entrées/sorties des documents et dossiers, de leur archivage, et les  actions  qui y sont associées  pour tous les services d’une administration publique  est la solution incontournable pour la modernisation par la numérisation de votre administration.
Le Bureau d’Ordre est l’entité principale de votre organisme, c’est par ce service que tout document entrant et sortant transite.

Avec Logiciel HAKAMA BO de KONILOG : 

Maîtriser votre Bureau d’Ordre en Entré et Sortie, ainsi  que le traitement des dossiers

Archiver, Indexer et Administrer

  • Gérer les profils de vos utilisateurs.
  • L’application est muni d’un outil de scan intégré, ainsi que le mode téléchargement.
  • Effectuer une recherche multicritère pour trouver un dossier, une personne, un document, …en cours de traitement ou clôturé.
  • Imprimer, communiquer, scanner, à partir de l’application.
  • Faciliter le stockage, le partage et la recherche d’informations de manière hautement sécurisée.
  • Organiser l’ensemble de la documentation de votre administration.

Qualifier, Numériser, Catégoriser et Acheminer

  • Qualification de la demande reçu par le Bureau d’ordre.
  • Enregistrement et classification de la demande dans l’application, et scan des documents.
  • Edition de l’accusé de réception à remettre au demandeur.
  • Envoi du dossier au responsable (SG) ou assimilé pour acceptation, validation et choix du service ou de la personne qui doit traité la demande.
  • Acheminement du dossier pour traitement, ou archivage.

Traiter, Sous traiter et Partager

  • Réception du dossier, acceptation , rejet ou demande de complément information.
  • Traitement du dossier en une seule tâche, ou répartition en plusieurs sous tâches, à affecter à une ou plusieurs personnes.
  • Ajout de documents au dossiers.
  • Renvoi du dossier, en créant un courrier sortant pour complément d’information ou autres.
  • Mise en veille du dossier en attendant la ou les réponses des organismes externes.

Suivre, Contrôler et Viser

  • Ayez une visibilité sur les dossiers en traitement ou clôturés par un système de statistique et de reporting.
  • Organiser des réunions et transformer le compte rendu en plan d’actions.
  • Utiliser le l’outil de chat pour communiquer.
  • Utiliser l’outil de gestion des évènements pour planifier les alertes associées aux faits marquants de votre organisation.
  • Identifier les maillons faibles du processus de votre activité.

Plateforme collaborative de Gestion

Cette Plateforme collaborative de Gestion Electronique du Bureau d’Ordre, de la Relation Citoyens, Administration et Professionnels, en lien avec les services Métiers, s’inscrit dans une démarche qualité de la Ville :

  • Améliorer l’accueil et la prise en charge des demandes du public
  • Mieux assurer l’enregistrement, le suivi et la traçabilité des demandes
  • Mieux gérer les réclamations
  • Garantir à l’usager une réponse dans des délais maîtrisés
  • Bénéficier de Tableaux de bord spécifiques multicritères
  • Calendrier de gestion et suivi des événements de la commune
  • Système d’alerte et de notification pour éviter les oublis
  • Exploiter un véritable Outil décisionnel (statistiques)
  • Disposer d’une vision à 360° de la relation avec les contribuables
  • Application de suivi et d’archivage des documents du service de légalisation.

HAKAMA BO de Konilog en Réseau : 

Gestion transversal du courrier entrant, sortant et interne

  • L’application KONI BO de Konilog est une application Full Web, elle peut s’interfacer  et échanger des données avec d’autres applications,   sur le réseau WAN ou LAN.
  • Cette Inter connectivité vous permet de faire circuler les dossier de plusieurs bureaux d’ordre de différentes administrations.
  • Cette avantage vous offre une efficacité dans le traitement des dossiers.
  • Vous pouvez aussi donner accès à des personnes physique ou moral pour déposer leur dossier directement dans votre bureau d’ordre sans se déplacer.